Frisse start na de vakantie!

Vakantie, wie houdt er niet van? De weekjes lekker weg behoren vaak tot de hoogtepunten van ons jaar. Als we daarna weer naar de realiteit terugkeren, dan zijn we fris, fruitig en gemotiveerd om er weer wat van te maken. Augustus is net voorbij en dat betekent dat iedereen weer terugkomt van zomervakantie. Het is nu nog relatief rustig, maar over het algemeen is september een drukke maand. Hoe pak je deze ‘stilte voor de storm’ aan om er het optimale resultaat uit te halen? Oftewel, hoe stoom je al die frisse vakantiegangers klaar voor de aankomende tijd?

De horloges gelijk zetten

Waar waren we ook alweer gebleven? Na zo’n periode van afwezigheid is het voor alle medewerkers goed om even bij te kletsen. Iedereen weer op dezelfde pagina. Over de taken en het werk van een afdeling moet je met alle medewerkers regelmatig een werkoverleg houden. Dat is belangrijk omdat medewerkers tijdens het overleg hun ideeën kwijt kunnen omdat ze even de tijd hebben om werkzaamheden af te stemmen. Zorg ervoor dat zo’n werkoverleg geen mededelingsfestijn wordt met eenrichtingsverkeer van jezelf naar de medewerkers. Laat ze meedenken en meepraten over de komende tijd, over het beleid en over de oplossingen.

"Stel veel vragen voordat je de taken gaat opmaken"

Zorg ervoor dat de nieuwe taken duidelijk zijn. Stel veel vragen voordat je deze taken gaat opmaken. Probeer erachter te komen welk gedrag je medewerkers laten zien. Probeer daar een zo helder en concreet mogelijk beeld bij te krijgen. Blijf daarbij zo objectief mogelijk. Wat zie je en wat neem je waar? Dáár gaat het om.

Vraag, vraag, vraag en vraag nog meer

Stel de medewerker vervolgens veel vragen. Stel open vragen om meer informatie te krijgen. Dat zijn vragen die beginnen met ‘waarom’, ‘wie’, ‘wat’, ‘waar’, ‘welke’, ‘wanneer’, ‘hoe’, ‘hoeveel’ of ‘hoe vaak’. Stel vervolgens gesloten vragen om informatie te controleren of het gesprek te sturen. Gesloten vragen beginnen bijna altijd met een werkwoord en het antwoord kan in principe alleen ‘ja’ of ‘nee’ zijn; bijvoorbeeld: ‘Heb je dat al nagevraagd?’

Verschillende behoeften

Na deze eerste gesprekken is het belangrijk om een inschatting te maken van de persoonlijke doelen van een medewerker voor de aankomende periode. Anders gezegd: wat motiveert deze werknemer om weer lekker aan de slag te gaan?

De volgende vier behoeften komen veel voor:

1.    De behoefte aan sociale omgang: mensen met deze behoefte zoeken graag andere mensen op, praten graag en veel met collega’s. Ze kiezen daarbij steeds de weg van vriendelijkheid, aansluiting en afstemming op het gedrag van anderen. Ze zijn erg gevoelig voor complimenten van collega’s en delen deze ook graag uit. Wanneer de algemene tendens bij wijze van spreken linksaf is, gaan mensen met deze behoefte ook eerder linksaf.

2.    De behoefte aan erkenning: mensen met deze behoefte zullen er veel aan doen om van anderen te horen dat zij goed zijn in bepaalde zaken, met name op hun vakgebied of in hun werk, maar ook op andere gebieden, bijvoorbeeld als bemiddelaar of onderhandelaar. Ook krijgen sommigen graag gelijk. De eigen prestaties worden snel centraal gesteld en er wordt min of meer naar complimentjes gevist. Wanneer iemand een ander tegenkomt met dezelfde behoefte aan erkenning, dan kan dat wel eens uitlopen op een behoorlijke confrontatie omdat beide in de spotlight willen staan.

3.    De behoefte aan zekerheid: mensen met deze behoefte vragen om regels en procedures. Ze zullen proberen duidelijke afspraken te maken. Binnen de werkzaamheden kan het ook betekenen dat hij aangeeft dat hij behoefte heeft aan een duidelijk omschreven project. Mensen die zekerheid zoeken, zullen veel (controle) vragen stellen, vaak in gesloten vorm. Andere medewerkers vormen soms een onzekere factor voor de zekerheidszoeker, zeker wanneer ze zich in een groep bewegen. Mensen die behoefte hebben aan zekerheid kunnen in voorkomende gevallen de groep juist ontwijken.

4.    De behoefte om te ontwikkelen: mensen met deze behoefte kunnen vragen om deel te nemen aan een cursus of een opleiding, mogelijk zelfs om een nieuwe activiteit binnen de organisatie om te verbreden of te verdiepen. De belangstelling die ze tonen, is breed en divers. De behoefte kan ook uitmonden in vragen om extra taken en activiteiten. 

Doordat je nu ongeveer weet hoe de behoeften van je medewerkers eruit kunnen zien kun je er ook beter op anticiperen. Natuurlijk komt het ook voor dat iemand aandacht nodig heeft omdat het niet lekker loopt. Bekijk dan of hij/zij persoonlijke aandacht nodig heeft of juist ondersteuning in het uitvoeren van de taak. Ook hier geldt: vraag, vraag, vraag en vraag nogmaals. Probeer achter de persoon van de medewerker te komen. Hou er rekening mee dat medewerkers niet scheutig zijn met het delen van persoonlijke problemen. Toch is het belangrijk dat je weet wat er speelt, pas daarom je taal en toon aan:

  • Neem zelf het initiatief tot het gesprek als de medewerker er niet om vraagt. Bepaal samen een doel van het gesprek.
  • Toon belangstelling en toon je bezorgdheid voor de medewerker binnen zijn functie of privéleven
  • Stel open vragen naar de gevoelens, meningen, wensen of problemen van je medewerker.
  • Toon begrip, luister actief door af en toe te hummen, te knikken en eventueel te schrijven en zet de medewerker aan om zelf oplossingen te bedenken.
  • Laat je medewerker zo veel mogelijk zelf beslissen. Spreek daarbij je vertrouwen en erkenning uit. Welke oplossing ook wordt gekozen, zorg ervoor dat deze past bij het oorspronkelijke probleem.
  • Beëindig het gesprek bijvoorbeeld door middel van een samenvatting. Bedank de medewerker en maak afspraken over een eventueel vervolg.
  • Er valt na een goed gesprek een behoorlijke last van de schouders van de medewerker. Als je goede afspraken hebt gemaakt, zal de medewerker er direct mee aan de slag gaan.
  • De medewerker gaat aan het werk met het gevoel dat jullie de oplossing samen hebben bedacht en dat zorgt voor draagvlak, verantwoordelijkheidsgevoel en betrokkenheid. Ook heeft hij of zij het gevoel belangrijk te zijn voor de organisatie. 

Een gouden tip: wanneer je tijdens een gesprek met een medewerker vastloopt en eigenlijk niet meer weet wat je moet vragen of zeggen, maak dan een goede samenvatting van wat je tot dan toe hebt besproken, of van het laatste deel van het gesprek. Negen van de tien keer bedenk je automatisch een nieuwe passende vraag. Een voorwaarde is natuurlijk wel dat je een goed beeld hebt van je doelstelling, van wat je met het gesprek wilt bereiken!

Dit is een uitgelezen kans om iedereen scherp te stellen voor alles wat komen gaat. Zet ze scherp, maar lever geen onnodige stress op. Communiceer om alles duidelijk te krijgen. Daarmee voorkom je onduidelijkheden of conflicten. Hiermee kan je de frisse energie die men verkregen heeft op vakantie zo lang mogelijk vasthouden. En daar profiteert iedereen weer van. Succes met deze prachtige periode!

Wil je dat wij eens mee kijken of denken over de uitdagingen bij jou op de werkvloer?

Meer nieuws

Lees nog meer van onze nieuws artikelen: