Een warme stoel, internet en leidinggeven via de mail…

Operationeel medewerkers en hun managers zijn veelal gewend om face to face te communiceren en schrijven dus weinig. Als een operationeel medewerker promotie krijgt komt hij in een kantoor terecht vol met zaken die hij niet gewend is te gebruiken, zoals bijvoorbeeld e-mail.

Internet en een warme stoel

Het gebeurt dan weleens dat een manager met deze nieuwe verworven rechten en gemakken de werkvloer uit het oog verliest. Emoties gaat hij uiten per e-mail en op de werkvloer is hij al helemaal niet meer te zien. En dat allemaal omdat hij plotseling ‘geleefd’ wordt, hij moet naar vergaderingen… een plan schrijven…

Daarnaast vinden mensen het stiekem ook comfortabel; een warme stoel, internet en niet meer naar buiten. Dit is vluchtgedrag, want leidinggeven moet je zowel op kantoor als ‘buiten’ op de werkvloer.

Leidinggeven via de mail

Om via e-mail precies over te brengen wat je wilt, moet je erg duidelijk zijn en je constant verplaatsen in de ontvanger. Dit gebeurt vaak onvoldoende, waardoor verzender en ontvanger elkaar vaak totaal verkeer begrijpen, via e-mail is dit risico nog veel groter dan in face to face gesprekken.

Collega’s zijn net mensen

Houdt rekening met de gevoelens van je collega’s, ook als je ze mailt. In de praktijk wordt dit te weinig gedaan en lijkt het wel of men vergeet dat collega’s ook gewoon mensen zijn.

Eigenlijk zou je medewerkers moeten behandelen als een klant, dat is prettig voor iedereen en bovendien zeer effectief.

Verbaal vs. Non-verbaal

Als je tijdens een fysiek gesprek met een brede grijns zegt dat je medewerker er niets van bakt, begrijpt hij meteen dat het een grap is, zeg je dit per mail, dan is de kans klein dat de grap overkomt.

Tenzij je creatief speelt met taal, wordt je geschreven boodschap in e-mails vaak letterlijk genomen. Het is daarom belangrijk om goed na te denken over wat je in een e-mail schrijft en hoe dat bij de ontvanger kan overkomen.

Gebruik deze praktische tips

·     Verplaats je in de situatie van de ontvanger en houd rekening met zijn voorkeuren.

·     Toon interesse.

·     Zorg ervoor dat jouw tekst maar op 1 manier kan worden uitgelegd.

E-mail is een snel medium, maar neem de tijd om passende woorden te vinden, dat bespaart je achteraf misschien veel moeilijkheden en kostbare tijd.

·     Zorg ervoor dat de informatie die je geeft compleet is.

·     Ondersteun je tekst eventueel met icoontjes, zoals smileys :-) als je boodschap daar duidelijker van wordt.

·     Vertel de ontvanger of en wanneer je een reactie verwacht.

·     Verzend de e-mail alleen als een dringend bericht, als het bericht echt heel belangrijk of dringend is.

Hoe vaker je uitroeptekens of ‘urgent, spoed etc.’ gebruikt, des te minder urgentie krijgt elk bericht juist. Vraag je dus altijd af of dit echt het geval is.

·     Vraag alleen om een ontvangstbevestiging als dat echt nut heeft.

·     Probeer fouten zo veel mogelijk te vermijden, e-mails zijn al kort en soms slordig, dus pas op voor misverstanden. Je wilt niet de indruk wekken dat de boodschap niet belangrijk is.

·     Laat mails niet onnodig lang onbeantwoord: medewerkers kunnen dit opvatten als een belediging.

Weten hoe wij uw medewerkers kunnen training in effectief communiceren op de werkvloer? Neem contact op met FairField Training & Coaching > > >

Download ook de gratis whitepaper 'Diversiteit op de Werkvloer' > > >

Meer nieuws

Lees nog meer van onze nieuws artikelen: